Está constituida por organismos de Estado que
ejercen el poder legislativo, judicial y ejecutivo en todo el territorio
nacional, y otras instituciones clasificadas dentro de la administración pública
como Órganos de Control Jurídico Administrativo y Órganos de Control Político.
Para fines ilustrativos, vale indicar que el
Poder Ejecutivo es ejercido a través de la Presidencia de la República,
Ministerios de Estado y Secretarías y Otras Dependencias del Ejecutivo. Cada
una de las instituciones mencionadas depende directamente del Presidente de la
República.
En el ejercicio de sus funciones, los
organismos que ejercen poderes soberanos del Estado pueden transferir poderes y
toma de decisión hacia núcleos periféricos de la organización, dando origen a
la categoría de Entidades Descentralizadas”.
Las funciones de las instituciones
centralizadas, consisten en el apoyo directo hacia el poder ejecutivo,
dependiendo directamente de las necesidades del gobierno, acorde a sus
políticas y planes.
Estas, son variadas y la mayoría se
especializan en cierta área. Por ejemplo, existen los ministerios y secretarías
de las más diversas clases, como lo son el Ministerio de Educación, de Defensa
Nacional, de Finanzas Públicas entre otros.
La base legal de las funciones de las entidades
centralizadas se encuentra regulada en la Constitución Política de la República
de Guatemala, Capítulo III Organismo Ejecutivo, comprendido de los artículos
182 al 202.
ORGANIZACIÓN
La organización de las instituciones
centralizadas es amplia y variada. En el organigrama que se presenta a
continuación, se logra tener una visión resumida y compacta de la organización
del Estado a nivel centralizado.
Organigrama de Entidades Centralizadas Fuente:
Elaboración propia, acorde al Organigrama Estructural del Sector Publico de la
República de Guatemala, Oficina Nacional de Servicio Civil, 2010.
CREACION Y ACTUALIZACION DEL
ARCHIVO PERMANENTE
Es la recopilación y organización de documentos
que contiene copias y extractos de información de utilización continua o
necesaria para futuras auditorías.
Estos documentos, contienen información legal,
reglamentaria, organizativa, metodológica, contractual y otras, debidamente
clasificada y archivada, relativa a la entidad y sus operaciones, con vigencia
de un año o más, la cual es de interés y utilización continua para la
planificación y ejecución de las auditorías.
Esta información debe recopilarse al iniciarse
una primera auditoría y actualizarse en las auditorias subsecuentes.
El objetivo principal de preparar y mantener un
archivo permanente es el de tener disponible la información que se necesita en
forma continua sin tener que reproducir esta información cada año. El archivo permanente
debe contener toda aquella información que es válida en el tiempo y no se
refiere exclusivamente a un solo período. Este archivo debe suministrar al
equipo de auditoría la mayor parte de la información sobre la entidad para
llevar a cabo una auditoría eficaz y objetiva. Contiene información que servirá
para auditorias posteriores.
Ventajas del Archivo Permanente: Hace
posible que el análisis y revisión de las cuentas del período sea más riguroso,
ya que existe información comparativa con años anteriores. Un más rápido y
mejor entendimiento por el auditor de las características principales de la
entidad. Reduce el tiempo de ejecución y revisión de la auditoria. Evita muchos
problemas en el caso de que sea necesario cambiar el equipo de auditoría.
RESPONSABLES
El
proceso de creación y actualización es responsabilidad de:
- Director de Auditoría Interna
- Supervisor
- Auditores.
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CORRIENTE
Es un legajo que se organizará con los papeles
de trabajo elaborados y obtenidos en la última auditoría practicada, que tienen
vigencia de un año, y que sirvieron de evidencia en la comunicación de
información durante el proceso de ejecución del trabajo y como soporte del
informe final de la auditoría.
Asimismo, estos documentos sirven para una
adecuada administración de la ejecución de la auditoría, y cuando procede, para
el trámite de acciones legales y administrativas.
El archivo corriente contiene toda la
información recopilada durante el desarrollo del trabajo de campo: las pruebas,
análisis, gráficos, muestras analizadas y los procedimientos utilizados, los
cuales en su conjunto y aplicándoles un sistema técnico de organización y
referenciarían se constituyen en la evidencia del examen de una unidad
auditable
Su importancia radica en que dentro de este
archivo se encuentra toda la evidencia y la extensión de los
procedimientos de auditoría contenidos tanto en las pruebas de cumplimiento
como en las Pruebas sustantivas, algunos de los documentos incluidos
dentro de este archivo son:
·
Cédulas sumarias Cédulas
de detalle
·
Cédulas analíticas Hojas
de hallazgos
·
Narrativas Cuestionarios
de control interno
·
Programas de auditoria.
RESPONSABLES
·
Director de Auditoría Interna
·
Supervisor
·
Auditores
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